Disclaimer

Algemeen

Deze website is bedoeld om u algemene informatie te verschaffen over de Stichting Vrienden van Aafje (hierna te noemen 'Vrienden')
De Vrienden nemen bij samenstellen en onderhouden van deze website de grootste zorgvuldigheid in acht. Desondanks kunnen zij er niet voor instaan dat de geboden informatie te allen tijde juist, volledig en actueel is. Hetzelfde geldt voor de juistheid van de informatie van derden, waarnaar in de website wordt verwezen en voor het foutloos functioneren van de website. De Vrienden aanvaarden hier dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor.
De Vrienden behouden zich alle intellectuele eigendomsrechten voor met betrekking tot de op deze website geboden informatie. Niets van deze site - mits voor eigen gebruik - mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming worden overgenomen, vermenigvuldigd of openbaar worden gemaakt.

Persoonlijke gegevens en privacy

Inleiding

Het gebruik van e-mail en internet heeft een grote vlucht genomen. De voordelen van het digitale systeem, zoals bereikbaarheid, snelheid, communicatie en visualisatie behoeven geen nadere uitleg. De Stichting Vrienden van Aafje [verder te noemen de Vrienden] hebben derhalve de behoefte om hier meer gebruik van te maken met als doelstelling:
-De naamsbekendheid van de Vrienden te vergroten in relatie tot de activiteiten.
-Werving van donateurs.
-De gerealiseerde projecten in beeld brengen.
-Verspreiden van informatie van de Vrienden binnen het werkgebied van Aafje thuiszorg huizen zorghotels.
-Communicatie in zijn algemeenheid met cliënten, mantelzorgers, cliëntvertegenwoordigers, cliëntenraden, vrijwilligers en werknemers van Aafje.

In dit protocol is beschreven de wijze waarop de Vrienden omgaan met het registreren en bewaren van gegevens, die worden gebruikt in het e-mail verkeer of op de website van de Vrienden. Van belang is een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en e-mail en bescherming van de privacy van alle betrokkenen in dit proces.

Uitvoering

1. Bescherming e-mailadressen en persoonsgegevens
a. E-mailadressen worden niet zonder toestemming van betrokkenen aan derden verstrekt. 
b. Aan verkregen e-mailgegevens worden geen andere gegevens toegevoegd dan de voor- en achternaam van betrokkenen.
c. Verdere persoonlijke gegevens, zoals adres en telefoonnummer zullen alleen gebruikt worden met toestemming van betrokkenen en uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
d. Het registreren van emailadressen  en andere gegevens die tot personen herleidbaar zijn, geschiedt uitsluitend op een met password beveiligd computersysteem.
e. Het verplaatsen van persoonsgevoelige [e-mail]data buiten een beveiligd computersysteem, geschiedt uitsluitend op een met password beveiligde gegevensdrager. 

2. Website
In het kader van ‘successen moet je melden’ worden gerealiseerde projecten gevisualiseerd op de website van de Vrienden, zodat een ieder daar kennis van kan nemen. Het volgende is van toepassing:
a. Visualisatie vindt plaats door middel van het plaatsen van foto’s, video-opnamen of tekst.
b. Bij kleinschalige activiteiten wordt, alvorens items worden geplaatst, tevoren toestemming gevraagd aan betrokkenen.
c. Bij een grootschalige activiteit zal het niet mogelijk zijn tevoren toestemming tot plaatsing te vragen. In dat geval zal voorafgaande aan de activiteit duidelijk schriftelijk kenbaar gemaakt worden, dat ter plaatse gefilmd of gefotografeerd zal worden en beelden op de website geplaatst zullen worden.

3. Controle
Ten behoeve van de bestrijding van virussen en dergelijke, wordt alle ontvangen   e-mail al dan niet voorzien van bijlagen automatisch gescand op virussen en spam. E-mails met eventuele bijlagen die virussen bevatten worden automatisch geschoond. De verzender ontvangt tevens een bericht dat zijn e-mail een virus of spam bevatte. Dezelfde controle vindt plaats op de e-mail en eventuele bijlagen die door de Vrienden wordt verzonden.

4. Status e-mail en termijn van beantwoording
Een e-mail verzonden aan de Vrienden met betrekking tot algemene informatie omtrent doelstelling of werkzaamheden van De Vrienden heeft primair een informeel karakter. Vragen met betrekking tot projecten of de voortgang daarvan hebben een formeel karakter en worden gearchiveerd en ter behandeling opgenomen in de projectregistratie. Indien een e-mail niet in behandeling wordt genomen, wordt dit schriftelijk gemotiveerd aan de afzender kenbaar gemaakt. Met betrekking tot de beantwoording van e-mail is van toepassing:
a. E-mail met een informeel karakter wordt in principe binnen 5 werkdagen beantwoord.
b.  E-mail met een formeel karakter wordt uiterlijk 5 werkdagen na het eerstvolgend overleg van de Vrienden beantwoord.
c. Het niet in behandeling nemen van een e-mail wordt uiterlijk 5 werkdagen na het eerstvolgend overleg van de Vrienden aan betrokkene kenbaar gemaakt.
d. Ten aanzien van het gestelde in b en c wordt, gelet op het belang van het gevraagde, zonodig tevoren aangeven welke termijn van toepassing is. 

5. Archivering van e-mail en bestanden
Het archiveren van binnengekomen e-mail al dan niet met bijlagen en andere relevante bestanden geschiedt altijd op een met password beveiligde computer. Het volgende is van toepassing:
a. E-mail met uitsluitend een verzoek om informatie [informele e-mail] wordt maximaal 12 maanden bewaard binnen het mailsysteem van de computer.
b. De formele e-mail al dan niet voorzien van bijlagen, wordt blijvend opgeslagen in een database.
c. Alle bijlagen en bestanden in relatie tot projecten en andere relevante zaken voor de werkzaamheden van de Vrienden worden eveneens blijvend opgeslagen in een database.
d. Het gestelde onder a en b geldt tevens voor de  e-mail die door de Vrienden ter beantwoording is verzonden.

6. Rechten ten aanzien van e-mail en website
Ten aanzien van het gebruik van gegevens door de Vrienden binnen de kaders van e-mail en website zijn voor direct betrokkenen een aantal rechten van toepassing. Dit geldt voor de verzoeker, dan wel als vertegenwoordiger van hun familie.  De relatie tussen het verzoek en inhoud van de data dient duidelijk aangetoond te worden. Voor de uitvoering van onderstaande rechten dienen verzoekers zich te legitimeren.
a. Inzagerecht:
Het inzien van geregistreerde data. Verzoeken om inzage worden binnen 5 werkdagen na het eerstvolgend overleg van de Vrienden ingewilligd.
b. Kopierecht:
Een kopie aanvragen van aangeleverde data of waar men belangstelling voor heeft [bijvoorbeeld foto- of video opnamen].Het verzoek wordt binnen 5 werkdagen na het eerstvolgend overleg van de Vrienden besproken en gerealiseerd. De kosten van kopiëren, porto en eventuele cd- of dvd’s komen voor rekening van de aanvrager. 
c. Correctierecht:
Verzoeken om feitelijk onjuiste gegevens uit de registreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen 5 werkdagen na het eerstvolgend overleg van de Vrienden beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie terstond uitgevoerd.
d. Verwijderingsrecht:
Indien niet strijdig met andere belangen, kan men verzoeken de geregistreerde data, die niet (langer) relevant is of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift, te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt in het eerstvolgend overleg van de Vrienden beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging terstond plaats. Indien het verzoek niet wordt ingewilligd, wordt dit schriftelijk gemotiveerd aan betrokkenen.

7. Uitgaande E-mail
Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande niet-formele post dient te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend (disclaimer). Voor het versturen van interne e-mail aan alle gebruikers wordt gebruik gemaakt van de geclusterde groep. Iedere externe verzonden e-mail moet worden voorzien van een disclaimer:
“De informatie verzonden met dit E-mail bericht is uitsluitend bestemd voor de
geadresseerde. Verstrekking aan en gebruik door anderen van dit E-mail bericht is niet toegestaan. Aan de informatie in dit E-mail bericht kunnen geen rechten worden ontleend ten aanzien van de Stichting Vrienden van Aafje.

8. Slotopmerking
Dit protocol is uitsluitend en alleen van toepassing op het gebruik van gegevens van derden in het e-mail verkeer en op de website van de Stichting Vrienden van Aafje.